Si ya eres usuario de Microsoft 365 y has empezado a ver las distintas funcionalidades que tienes a tu disposición, puede que ahora te asalte la duda: ¿grupos de Office365 o sites de Sharepoint? Si quieres saber qué son y qué pueden aportar a tu empresa, hoy te lo aclaramos.
Sites de Sharepoint
Como ya te hemos contado en más de una ocasión, Sharepoint es el principal elemento para almacenar información compartida entre los usuarios de tu negocio. Hasta que salieron los grupos de Office 365 este era el único sitio donde poder trabajar colaborativamente. Aparte de usarse para la gestión de documentos, también permiten añadir otros componentes web como calendarios, listas de tareas, etc. Con las últimas actualizaciones que Microsoft ha efectuado en su servicio de Sharepoint On Line, se han creado unas páginas de experiencia de sitios modernizadas, que facilitan la interacción del usuario y la visualización de los distintos componentes que pueden tener.
Si tu intranet está llena de sitios con el formato clásico, puedes contactar con TIC Solutions para realizar una actualización al formato moderno y sacar el máximo partido de la experiencia de tus usuarios en los sitios corporativos.
Grupos de Office365
Ahora puedes contar también con grupos de Office 365, esencialmente grupos de seguridad ligados a diversas herramientas y aplicaciones del ecosistema Office 365. Y… ¿qué obtienes cuando creas un grupo?
- Una lista de distribución de correo: de forma que un mensaje enviado a la dirección global de ese grupo se reenvía a todos los componentes.
- Un calendario de grupo: para gestionar las reuniones conjuntas del grupo de trabajo.
- Un bloc de notas de OneNote: accesible desde la app de OneNote o vía web, donde los componentes del grupo pueden añadir comentarios e información respecto a su trabajo conjunto.
- Un elemento de Microsoft Planner: para establecer una lista de tareas, responsables, fechas clave, etc.; pudiendo de esta forma gestionar la realización de un proyecto entre varias personas.
- Una herramienta de chat: integrada en Microsoft Teams, para poder mandar mensajería instantánea entre los miembros del grupo, dejando las conversaciones registradas para consultas futuras.
- Un site de Sharepoint: asociado al grupo, con permisos para los miembros, de forma que se puedan almacenar todos aquellos documentos pertenecientes al grupo y relacionados con el proyecto en concreto.
Todos estos componentes se crean automáticamente si se formaliza el grupo desde Microsoft Teams, y algunos de ellos (como el calendario) pueden estar disponibles en Outlook si el usuario lo desea para su conveniencia. Todas las herramientas funcionan engranadas entre ellas, de forma que si se intercambian archivos a través de Teams, estos se almacenan directamente en la biblioteca de documentos del correspondiente site de Sharepoint.
Como usuario de Microsoft 365 ahora ya sabes qué son los sites de Sharepoint y los grupos de Office. Ahora toca conocer cuándo es recomendable usar cada uno. En el caso de los sites, proceden cuando solamente deseas almacenar documentos, imágenes, etc. y no planeas usar herramientas de interacción social. Por el contrario, los grupos de Office 365 están pensados para el trabajo colaborativo de manera rápida y sencilla, con un espacio donde realizar reuniones o donde gestionar proyectos entre varias personas.
Si necesitas ayuda en la implementación de tus espacios de intranet o para desplegar las herramientas colaborativas de tu paquete de Office 365, no dudes en contactar con TIC Solutions. Como Partner Microsoft en Barcelona, contamos con amplia experiencia en Microsoft 365 y en todas las herramientas que pueden permitir que tu empresa salte a un nuevo nivel.
