El teletrabajo se ha puesto a prueba de manera masiva e inesperada con el aislamiento preventivo ante el coronavirus. Las empresas que no estaban seguras de este paso, constatan que tener herramientas como Microsoft 365 para convertir los datos analógicos a formato digital es una gran ayuda para incrementar la productividad en el trabajo. Digitalizar, es decir, pasar toda clase de documentos a formato digital y, lo que es aún más efectivo, tenerlo a buen resguardo en la nube, ayuda a la empresas y a los trabajadores a encontrar fácilmente lo que buscan sin riesgo a perder información o datos sensibles.
Microsoft 365 responde a esa necesidad y una de las características por las que destaca en el mercado de los software de productividad, es que no deja de innovar y mejorar sus servicios mediante algoritmos de Inteligencia Artificial y modelos de Machine Learning (aprendizaje automático) que permiten a sus usuarios ser más eficientes, centrarse en tareas que aportan valor y automatizar aspectos como la transcripción de textos y el análisis de datos.
Hoy desde TIC Solutions, tu Partner Microsoft en Barcelona, queremos hablarte de todas las posibilidades que Microsoft 365 ofrece para impulsar la productividad en tu empresa. ¡Toma nota!
De una tabla en papel a una hoja de Excel
No hay ninguna duda que cuando pensamos en gestionar y almacenar datos en tablas, la primera herramienta que nos viene a la cabeza es Microsoft Excel. Seguro que en más de una ocasión te has encontrado en tu mesa un recibo, un horario, una hoja de cálculo financiera, programaciones de trabajo, listas de tareas y horarios en papel y te ha tocado cargar todos los datos de forma manual en una tabla de Excel. ¿Y si te dijéramos que esta ardua tarea puedes automatizarla a partir de hoy? Con la característica de Microsoft 365 que permite insertar datos desde una imagen ahora es posible y tan sencillo como abrir la aplicación de Excel en tu Smartphone, hacer una foto a la tabla impresa en papel o escrita a mano y convertir automáticamente todos los valores de dicha tabla en una hoja digital, totalmente editable.
Al importar los datos, puedes revisar y corregir todo lo que quieras y guardar tu versión definitiva para visualizarla o manejarla a tu antojo desde el móvil, una tablet o el ordenador. Esto te permite organizar mejor la información, analizándola en contexto y tomando decisiones de forma rápida sin necesidad de picar los datos a mano y con la posibilidad de compartirla en la nube con tus compañeros de trabajo, mejorando así el flujo de comunicación.
Office Lens: del papel a la nube
Imprimir en papel un documento digital es algo que casi hacemos a diario y no nos cuesta nada. Sin embargo, el proceso inverso de convertir un documento de papel en un archivo digital no es algo tan popular, debido a la falta de conocimiento de herramientas sencillas y rápidas que cumplen con esta función. Por esta razón, como Microsoft Partner en Barcelona no podemos dejar de recomendarte Office Lens, una aplicación gratuita que te permite llevar siempre un escáner en el bolsillo y digitalizar, convertir, organizar y compartir cualquier documento impreso o notas tomadas a mano.
Office Lens cuenta con 4 modos de captura: pizarra, documento, tarjeta de presentación y fotografía. Los primeros tres son sin duda los que te serán más útiles en el día a día.
- El modo pizarra. ¿Cuántas veces has asistido a charlas, una formación o a una reunión y has tenido que copiar de forma manual todas las notas apuntadas en la pizarra o hacer una foto y más tarde transcribirlas en un documento Word? Con Office Lens puedes capturar esta información con tu Smartphone desde cualquier ángulo y la aplicación ajustará automáticamente la perspectiva correspondiente, recortando y limpiando los reflejos y las sombras para mostrar las notas como si de un documento se tratara. De esta manera puedes compartir esta información con otros compañeros y seguir haciendo Brainstorming.
- El modo documento. Este modo sirve para digitalizar la información de un documento de tamaño típico. Si por ejemplo estás en una reunión o en la presentación de un nuevo producto y te entregan una copia impresa de un documento de un par de páginas, con Office Lens puedes escanearlo de forma rápida y llevártelo al mundo digital. Una de las ventajas de esta aplicación es que podemos hacer que el documento aparezca automáticamente mediante sincronización en tu bloc de notas de OneNote o en una carpeta de OneDrive como archivo PDF, Word, o Power Point. A partir de ese momento, puedes trabajar en modo digital con la información en cualquier momento y compartirla con quien quieras. ¡Productividad en estado puro!
- El modo tarjeta de presentación. Después de una feria, un networking o un día de visitas comerciales, solemos volver a la oficina con los bolsillos cargados de tarjetas con contactos para añadir a nuestra base de datos. ¿Te imaginas poder tener todos estos contactos directamente en la agenda de tu móvil sin necesidad de copiarlos manualmente? Con esta funcionalidad de Office Lens puedes capturar las tarjetas de presentación, extraer toda la información que hay en ellas (nombre, teléfono, correo electrónico, página web, etc.) y guardarla en el teléfono móvil.
Y para terminar, el 2020 llega cargado de novedades como la transcripción automática de un audio en Word. Una funcionalidad que permitirá ahorrar mucho tiempo a los que suelen grabar entrevistas y ponencias y necesitan transformarlas en textos para editarlas y compartirlas en otros soportes como un blog redes sociales o correo electrónico.
¿Preparado para convertir toneladas de papel en documentos digitales? En TIC Solutions, tu Microsoft Partner en Barcelona, te ayudamos a implementar e instalar Microsoft 365 en tu red de trabajo para conseguir una empresa más competitiva. ¡Contáctanos y te daremos más detalles! ¿A qué esperas?
